Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Vast & Goed Huisvesting B.V., handelend onder de handelsnaam/projectnaam ExoVitaal, Edison 51, 3241 LS Middelharnis, KvK 24398598, is verwerkingsverantwoordelijke. Voor privacyvragen of de uitoefening van rechten: info@exovitaal.nl.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw contact verwerken wij:

• naam, adres, woonplaats, e-mail en telefoonnummer;
• aanvraag, voorkeuren, afspraak, route/planning, correspondentie en interne opvolgnotities;
• order-, betaal-, factuur-, aflever-, serienummer-, garantie- en servicegegevens;
• klachten, incidenten en veiligheidsinformatie;
• technische websitegegevens, beveiligingslogs en cookievoorkeuren;
• alleen indien afzonderlijk gevraagd: beperkte informatie over mobiliteitsklachten, belastbaarheid of reden voor gebruik;
• foto, audio of video uitsluitend voor het afzonderlijk aangegeven doel en, waar vereist, met afzonderlijke toestemming.

Wij vragen geen volledig medisch dossier, diagnose of medicatie via het algemene aanvraagformulier. Geef dergelijke details niet ongevraagd door.

3. Doelen en grondslagen

• Contact en proefloop: beantwoorden, plannen, route combineren en opvolgen op basis van uw verzoek, voorbereiding van een mogelijke overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang in efficiënte klantenservice.
• Beperkte mobiliteits-/gezondheidsinformatie: voor voorselectie en veilige praktische begeleiding, uitsluitend na afzonderlijke uitdrukkelijke toestemming (AVG artikel 6 lid 1 a en 9 lid 2 a). Weigeren of intrekken heeft geen gevolgen voor gewone informatie, maar kan betekenen dat wij geen persoonlijke proefloop kunnen organiseren als die zonder minimale informatie niet verantwoord kan worden voorbereid.
• Koop, levering, service en garantie: voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst en naleving van wettelijke verplichtingen.
• Financiële administratie: fiscale en boekhoudkundige wettelijke verplichtingen.
• Productveiligheid, klachten, fraude en rechtsvorderingen: wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigde belangen in veilige producten, beveiliging en vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechten.
• Nieuws en commerciële e-mail: alleen met toestemming of binnen de wettelijk toegestane klantrelatie en steeds met afmeldmogelijkheid.
• Publicatie van herkenbaar beeld: alleen met een afzonderlijke, specifieke toestemming die u kunt weigeren of intrekken.

4. Waar komen gegevens vandaan?

Meestal rechtstreeks van u via website, e-mail, telefoon, formulier, proefloop of bestelling. Wij kunnen gegevens ontvangen van een persoon die namens u contact opneemt, een organisatie die met uw toestemming een afspraak regelt, betaal- of bezorgpartners, of uit onze bestaande zakelijke correspondentie. Ontvangen wij gegevens niet rechtstreeks van u, dan informeren wij u waar de AVG dat verlangt.

5. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Alleen waar nodig delen wij beperkte gegevens met hosting- en websitebeheerders, e-mailleveranciers, CRM/planningsondersteuning, betaal- en boekhoudpartijen, vervoerders, reparatie/servicepartijen, verzekeraar/adviseur en professionele of publieke instanties wanneer een incident, claim of wettelijke plicht dit vereist. Zij krijgen alleen wat voor hun taak nodig is. Met verwerkers sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst.

Een externe fysiotherapeut of andere zelfstandig professional ontvangt niet automatisch gezondheidsinformatie. Alleen met een passende grondslag, duidelijke rolverdeling en noodzakelijkheid worden gegevens gedeeld.

6. Doorgifte buiten de EER

Sommige digitale leveranciers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij gebruiken zo’n leverancier alleen wanneer een wettelijke doorgiftegrond en passende waarborgen bestaan, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen, en beoordelen waar nodig aanvullende maatregelen. Nadere informatie kan via ons contactadres worden opgevraagd. Product- of gebruiksgegevens worden niet aan de niet-Europese fabrikant verstrekt tenzij dit voor service/veiligheid noodzakelijk is, u daarover bent geïnformeerd en de doorgifte rechtmatig is.

7. Bewaartermijnen

• niet-doorgegane gewone aanvragen en opvolgnotities: maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact;
• afzonderlijk verstrekte mobiliteits-/gezondheidsinformatie voor een niet-doorgegane proefloop: zo spoedig mogelijk verwijderd en uiterlijk 3 maanden na afhandeling, tenzij een incident of rechtsgrond langere bewaring vereist;
• deelname- en toestemmingsregistratie: zolang nodig voor het doel en om naleving of een mogelijke claim te onderbouwen, periodiek beoordeeld;
• klant-, order-, factuur- en betaaladministratie: gedurende de toepasselijke fiscale bewaartermijn, doorgaans 7 jaar;
• garantie, service, serienummer en veiligheids-/incidentdossier: gedurende de verwachte productlevensduur en daarna zolang een wettelijke meldplicht of mogelijke rechtsvordering dit redelijkerwijs vereist;
• marketingtoestemming: tot intrekking; bewijs van intrekking/toestemming zolang noodzakelijk om naleving aan te tonen;
• beveiligingslogs en cookiegegevens: volgens de op de website vermelde technische termijnen.

Wij verwijderen of anonimiseren eerder wanneer gegevens niet meer noodzakelijk zijn, tenzij een wettelijke bewaarplicht of lopend geschil dit verhindert.

8. Beveiliging en toegang

Wij beperken toegang tot bevoegde personen, gebruiken passende toegangsbeveiliging, versleutelde verbindingen, back-ups en waar passend logging. Papieren proefloopformulieren worden afgeschermd bewaard en niet onbeheerd vervoerd. Een datalek wordt onderzocht, geregistreerd en waar wettelijk vereist gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

9. Geautomatiseerde besluiten

Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen. Statuskleuren, routegroepen en planning in ons beheersysteem ondersteunen medewerkers maar beslissen niet zelfstandig over deelname of aankoop.

10. Uw rechten

U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht, of bezwaar maken tegen een verwerking op gerechtvaardigd belang. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken zonder gevolgen voor verwerking vóór de intrekking. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij redelijke twijfel mogen wij proportionele aanvullende identificatie vragen; stuur niet ongevraagd een volledige kopie identiteitsbewijs.

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij stellen het op prijs wanneer u ons eerst gelegenheid geeft het probleem op te lossen.

11. Minderjarigen

Proeflopen en verkoop zijn op dit moment gericht op wilsbekwame volwassenen. Wij verzamelen niet bewust via het algemene formulier gegevens van kinderen. Neem eerst contact op wanneer een aanvraag een minderjarige betreft; zonder afzonderlijke beoordeling wordt geen proefloop gepland.

12. Cookies en externe diensten

Noodzakelijke cookies en beveiligingstechnieken mogen zonder toestemming worden gebruikt. Analytics-, marketing-, tracking- en externe mediatechnieken worden pas geplaatst of geladen na geldige toestemming wanneer die wettelijk vereist is. U kunt uw keuze even gemakkelijk wijzigen of intrekken. De actuele cookie-informatie vermeldt leveranciers, doelen en bewaartermijnen.

13. Wijzigingen

Wij actualiseren deze verklaring wanneer processen, leveranciers of wetgeving wijzigen. Belangrijke wijzigingen communiceren wij actief wanneer dat gezien de verwerking nodig is. Bovenaan staat de versiedatum.